Tecnología

La automatización de la empresa aumenta la productividad y reduce los costos

 

Las empresas están repletas de profesionales talentosos, creativos y con un profundo conocimiento del negocio. Sin embargo, constantemente su valioso tiempo se consume en tareas repetitivas y de bajo valor. Si bien se trata de labores extremadamente necesarias, aun así, actúan como un freno para el verdadero potencial del capital humano.

Y más allá de ser un problema de eficiencia, se trata de un importante desperdicio de talento humano. Pero por suerte, la tecnología ofrece una solución estratégica mediante la automatización de procesos empresariales, una disciplina diseñada para delegar estas tareas a la tecnología y, con ello, los empleados pueden enfocarse en tareas realmente importantes.

¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

Consiste en utilizar la tecnología para ejecutar flujos de trabajo y tareas recurrentes que siguen un conjunto de reglas predefinidas, para así eliminar la necesidad de intervención manual.

Para entenderlo mejor, debemos pensar en algunos ejemplos concretos y comunes que ocurren en cualquier empresa. Por ejemplo, en el área de finanzas, la automatización puede gestionar el proceso completo de una factura, desde que llega a un correo electrónico, extrayendo los datos clave, registrándose en el sistema contable y programando su pago para la aprobación final. 

Recursos humanos es otra de las áreas más beneficiadas, ya que un software puede administrar todo el flujo de una solicitud de vacaciones, desde la petición del empleado hasta la notificación a su jefe y la actualización del calendario. 

O la más común de todas, en atención al cliente, donde actualmente es frecuente ver a inteligencias artificiales clasificando y dirigiendo automáticamente los correos entrantes al departamento correcto, para así garantizar una respuesta más rápida y eficiente.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización en tu negocio?

La implementación de la BPA genera un impacto positivo y medible en toda la organización. 

• Eficiencia y reducción de costos: probablemente se trate del beneficio más evidente y es que las tareas que antes tomaban horas de trabajo manual ahora se completan en segundos. Esto no solo llega a acelerar los ciclos operativos de forma extrema, sino que además elimina cualquier tipo de cargo asociado a corrección de errores humanos, que, sin importar lo bueno que se pueda ser, siguen siendo casi inevitables, en especial cuando se trata de tareas monótonas.
• Consistencia y cumplimiento normativo: un proceso automatizado sigue las mismas reglas el 100% de las veces, lo cual puede llegar a ser especialmente útil cuando se trata de entornos con regulaciones estrictas, como la facturación electrónica. La automatización garantiza que cada paso se cumpla según la normativa, mejorando la calidad del proceso y facilitando las auditorías.
• Liberación del talento humano: este probablemente sea el beneficio más estratégico, ya que cuando los empleados dejan de ser operadores de datos y se liberan de las tareas repetitivas, pueden dedicar su atención y energía a actividades de mayor impacto como la resolución de problemas complejos, la interacción de calidad con los clientes, la planificación estratégica y la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio. 

La implementación de estas soluciones está liderada por gigantes tecnológicos y especialistas. Mientras que plataformas como SAP u Oracle ofrecen módulos de automatización dentro de sus ecosistemas, existen soluciones más específicas y accesibles. Un ejemplo es Ricoh Smart Flow, una herramienta diseñada para digitalizar y automatizar flujos de trabajo documentales, como la aprobación de contratos o la gestión de facturas, convirtiendo procesos lentos y basados en papel en flujos digitales eficientes.

¿Por dónde empezar? Cómo identificar los procesos ideales para automatizar

La idea de automatizar sin duda es atractiva, pero al mismo tiempo puede llegar a ser extremadamente abrumadora. El secreto está en empezar de a poco, identificando los procesos que ofrecen un retorno de inversión más rápido y evidente. 

Para encontrar a los candidatos ideales dentro de la organización, lo mejor es buscar tareas que cumplan con ciertas características. Lo más importante es que sean altamente repetitivas y basadas en reglas claras, es decir, si una tarea se hace de la misma manera una y otra vez, es un fuerte indicio de que puede ser automatizada.

Otra de las características fundamentales que debe tener la tarea es un alto volumen. Automatizar un proceso que se realiza quinientas veces al mes generará un impacto mucho mayor que uno que solo se hace diez veces. 

Y por último, si se trata de tareas que sean propensas al error humano, como la entrada manual de datos desde un documento a un sistema, esto brinda cierta ventaja adicional. 

De igual forma, se deben mencionar los procesos que dependen de múltiples documentos y requieren aprobaciones secuenciales de varias personas, estos también excelentes candidatos. 

Herramientas de RPA (Robotic Process Automation) de empresas como UiPath, por ejemplo, se especializan en automatizar tareas que involucran la interacción con múltiples sistemas de software. Empezar por estos procesos de “fruta madura” permite a las organizaciones obtener resultados rápidos y visibles, sentando las bases para una transformación digital más profunda y ambiciosa.

 

Andrés Morales